团队订单不是输在价格上，而是输在文书上——迟到三天的排房表、一个从来对不上护照的姓名，以及一个没人记进日历的最终人数截止日。商务条款在第一周就谈定了；之后出的所有问题都是行政问题，而且几乎全部可以靠日历上的几个日期避免掉。这份来自面向旅行社的泰国DMC的指南，按顺序讲清楚在一个泰国团上真正会咬人的那些截止日。
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真正掌管这份订单的那本日历
一个团有一串与出行日期无关的日期，漏掉其中任何一个，都会把一份原本从容的订单变成一份昂贵的订单。首先是释放日——未售出的房间被收回的那个时点。然后是最终人数截止日，接着是排房表，接着是机票部分的姓名截止日，最后是尾款日。
请在团队确认的那一周就把它们全部记进日历，而不是等到出发前一个月。我们关于切位与释放期的指南讲的是库存机制；这一篇讲的是这些机制赖以运转的文书。
排房表是所有环节都依赖的那份文件
它看起来无关紧要，其实不是。一份可用的排房表要写清：与护照完全一致的全名、每间房的房型与入住人数、床型偏好、团内不一致时各人的抵离日期，以及任何无障碍或餐食需求——而且要挂在具体某个人名下，而不是笼统地记在团队备注里。
请以一份权威文件的形式发出，而不是一连串邮件，并且清楚地标注版本。泰国团最常见的操作事故，不是缺一份排房表——而是一个邮件线程里躺着三份残缺的名单，谁也说不清哪一份是当前版本。
姓名，以及它为什么不是走过场
机票上的姓名必须与护照完全一致，排房表上的姓名也应当与两者一致，因为越来越多的酒店会在办理入住时核验身份证件。日常使用的夫姓、被省略的中间名、音译写法，以及被当作中间名录入的复姓，是反复出现的四类问题。
请从护照资料页的照片上采集姓名，而不是从客人自己敲进去的表格里。这样更快，而且能在改起来还不花钱的那个节点，把这一整类错误彻底消除。我们关于那些能救回一份订单的护照检查的指南，讲的是散客版本的同一件事。
最终人数，以及“减人”和“取消”的区别
在允许的减损额度（attrition）之内减人，是一件普通的行政操作。超出这个额度减人，或者在截止日之后减人，就是一次取消，后果完全不同——而对一个只说了一句“我们现在是二十二个人，不是二十六个人”的客人来说，这两件事感觉起来一模一样。
请弄清楚您的减损额度以及它从哪一天开始适用，并尽早用大白话把两件事都告诉客人。一个明白“人数会在某个具体日期固定下来”的领队，会自己去催他那边的人；不明白的领队，会以为一直到出发前都能随便调整。
泰国团上最常被漏掉的那些细节
- 团房块里的单人房——尽早提出；这是最难在后期补进去的东西。
- 三人房与加床——各家酒店的可加床能力不同，不能凭房型名称想当然。
- 分批抵达——长途团很常见，它改变的不只是房间，还有接送安排。
- 车辆座位数与最终人数的匹配——坐得下二十六人的车坐不下二十九人，而这件事往往发现得太晚。
- 导游与客人的配比——二十人时行得通的数字，到四十人就不行了，在寺庙里尤其明显。
- 餐食与无障碍标注——挂在具体的人名下，而不是留成一条没人能执行的团队备注。
怎么管这份订单，才不会被它牵着走
您这边一个负责人，客人那边一个指定联系人，每件事一份文件。团队确认时就把每一个截止日以书面形式确认下来，然后在每个截止日前一周发一条简短提醒，而不是在超期之后发一封长信去催。排房表要比您实际需要的时间更早去要，因为您第一次拿到的版本，从来不是最终出行时用的那一版。
还有，要早升级、早求助。一个团在出发前四周悄悄人数不足，那是一场可以谈的商务对话；同一个团到了最终人数截止日前三天，就谈不了了。
地接方在团队订单上承担什么
是吸收。把车换一个尺寸、在已经很紧的房块里挤出一间单人房、在团队人数增加时加派第二名导游，以及如实告诉您哪些截止日真的可以挪、哪些不能——这正是面向旅行社的泰国DMC服务每天在做的事：直签住宿让改排房表变成一次对话，自有车队让车辆尺寸跟着订单走，而不是让订单去迁就车辆，还有MICE 与奖励旅游承接，服务那些需要的不止是房间和一辆大巴的团队。
这也是一家泰国DMC该告诉您“这个截止日是真的”的地方。一个让旅行社一直以为什么都好商量、直到突然不好商量的地接社，其实是害了对方。可以看看大部分泰国团实际运行的曼谷和普吉，以及我们如何与您所在客源市场的同业合作。
常见问题
排房表上应该写什么？
与护照完全一致的全名、每间房的房型与入住人数、床型偏好、团内不一致时各人的抵离日期，以及挂在具体个人名下（而不是笼统记在团队名下）的餐食或无障碍需求。请以一份权威、带版本标注的文件发出。
姓名在团队订单上为什么这么要紧？
因为机票必须与护照完全一致，而且越来越多的酒店会在办理入住时核验身份证件。日常使用的夫姓、被省略的中间名、音译写法，以及被当作中间名录入的复姓，是反复出现的四类问题。请从资料页照片上采集姓名，而不是从手打的表格里。
减人和取消有什么区别？
在截止日之前、在允许的减损额度之内减人，是常规操作。超出额度，或者在截止日之后减人，就是一次取消，后果完全不同——尽管对一个只说“团小了”的客人来说，这两者感觉一样。请弄清额度和它的起算日期，并尽早把两件事都解释清楚。
哪些截止日应该记进日历？
先是释放日，然后是最终人数，然后是排房表，然后是机票部分的姓名截止日，最后是尾款日。请在团队确认的那一周就全部记进日历，而不是出发前一个月，并在每个日期前一周发一条提醒。
泰国团上最常被漏掉的是什么？
房块里的单人房、各家酒店不同的三人房与加床能力、既改房间也改接送的分批抵达、车辆座位数与最终人数的匹配，以及寺庙里的导游与客人配比。这些都要尽早提出——它们正是后期无法解决的那些事项。
团队询价该怎么发给你们？
日期、大致人数、房型组合，以及任何已知的单人房或无障碍需求，发到 b2b@explera.co.th。早一点、粗一点，胜过晚一点、准一点：我们可以按估算先把合适规模的库存留住再逐步细化，但没办法在出发前两周从一个已经排满的房块里变出一间单人房。
正在操作一个泰国团？联系我们的同业服务台，我们会在一开始就和您一起把截止日历排出来。
