Envíe a su DMC de Tailandia los datos mínimos del cliente que la reserva necesita realmente, hágalo por un canal que no le importaría describirle al propio cliente y acuerde al principio de la relación qué ocurre con ellos cuando el viaje termina. La mayoría de las agencias no hace ninguna de las tres cosas de forma deliberada: reenvía la cadena de correo entera, con el escaneo del pasaporte adjunto, y confía en que no pase nada. Esta es la cara operativa de los datos del cliente, escrita para el sector por un DMC de Tailandia para agencias de viajes. No es asesoramiento jurídico ni sustituye a lo que le exija su propio regulador.
Explera DMC Thailand es el socio en destino que hay detrás de estos expedientes para agencias de todo el mundo: IATA 96215733, 340+ agencias asociadas y una mesa comercial en b2b@explera.co.th que prefiere recibir una rooming list limpia antes que un hilo reenviado con un pasaporte dentro.
Dos regímenes, no uno, y los dos le alcanzan
Una agencia que vende Tailandia suele estar dentro de al menos dos regímenes de datos a la vez, y el error habitual es dar por hecho que solo se aplica el de casa.
- El suyo. Una agencia europea o británica arrastra obligaciones del RGPD vayan donde vayan los datos, incluso cuando se envían a un proveedor fuera de Europa. Las agencias de otros mercados tienen sus equivalentes. Sus obligaciones siguen a los datos.
- El de Tailandia. Tailandia tiene una Ley de Protección de Datos Personales, la PDPA, que entró plenamente en vigor en 2022 y está supervisada por un comité nacional de protección de datos. Pertenece en líneas generales a la misma familia que el RGPD y alcanza a organizaciones fuera de Tailandia que ofrecen servicios a personas en Tailandia.
- Lo que esto significa en la práctica es poco glamuroso: el socio en destino que elija es una parte por la que pasan los datos de su cliente, así que la forma en que ese socio los trata forma parte de su propio cumplimiento y no es un asunto aparte que pueda dejar en sus manos.
- Lo que no significa es que necesite un dictamen jurídico antes de cada reserva. Significa que las preguntas de esta guía deben tener respuesta, y que la respuesta debe ser la misma siempre.
Qué tiene que viajar de verdad
Empiece por la operativa y vaya hacia atrás. Cada elemento de esta lista existe porque algo en destino no puede ocurrir sin él: esa es la prueba.
- Los nombres tal y como aparecen en el pasaporte, porque los vuelos domésticos, los ferris y el registro de hotel se cotejan con el documento de viaje, no con el formulario de reserva.
- Los datos del pasaporte cuando un proveedor está legalmente obligado a recogerlos. El alojamiento tailandés tiene que registrar a los huéspedes extranjeros ante inmigración, y por eso lo piden hoteles y villas; nuestra guía sobre el registro de huéspedes TM30 explica quién presenta qué.
- Las fechas de nacimiento cuando una tarifa, una tasa de entrada o una política de menores depende realmente de la edad, y no en otro caso.
- Los números de vuelo y las horas de llegada, que son la diferencia entre un asistente esperando en la puerta correcta y un conductor en el lado equivocado de un aeropuerto.
- Los requisitos dietéticos y las alergias, que son información de salud y, por tanto, lo más sensible que contiene la mayoría de los expedientes: envíelos, porque una cocina no puede actuar sobre lo que no sabe, pero envíelos como requisito y no como diagnóstico.
- Las necesidades de movilidad y accesibilidad, por la misma razón y con la misma disciplina: lo que el cliente necesita que haga la operativa, no su historial médico.
Lo que normalmente no necesita viajar en absoluto
Esta es la lista más corta y más útil, y es donde se concentra la mayor parte del riesgo innecesario.
- Escaneos completos del pasaporte por defecto. Cuando un proveedor necesita el número y la caducidad, el número y la caducidad son lo que necesita. Una fotografía del documento entero contiene más de lo que la operativa llega a usar.
- Direcciones particulares, salvo que se vaya a entregar algo realmente.
- Datos de tarjeta de pago. Nunca en un correo, nunca en un mensaje de chat, nunca en un documento compartido: las vías de liquidación existen precisamente para que los datos de tarjeta no circulen por un hilo de reserva.
- La cadena de correo entera. Un hilo reenviado suele arrastrar los datos de otros tres clientes en el texto citado, y nadie llega nunca tan lejos antes de darle a enviar.
- Cualquier cosa sobre la salud del cliente que vaya más allá del requisito operativo, y cualquier cosa sobre el motivo del viaje que el equipo en destino no necesite para ejecutarlo.
Cómo enviarlo y qué dejar de hacer
El canal importa tanto como el contenido, y aquí las mejoras salen baratas.
- Una rooming list estructurada vale más que diez correos. Un único archivo, con un formato fijo y solo las columnas que la operativa necesita, es más fácil para la mesa y más seguro para usted.
- Envíe los datos de los pasajeros una sola vez, cerca de la salida, en lugar de irlos soltando por un hilo desde el día de la consulta. Casi todo el ciclo de cotización necesita número de pax y edades, no identidades.
- Mantenga el dato sensible fuera del asunto y del nombre del archivo. Ambos acaban copiados en sitios que usted no controla.
- Use una única dirección acordada para el archivo, y no la de quien respondiera en último lugar, para que los datos aterricen donde deben vivir.
- No meta datos de clientes en apps de mensajería de consumo por comodidad y los deje ahí. Un mensaje pidiéndonos que comprobemos una reserva está bien; un mensaje con un pasaporte dentro es una copia que ya no controla.
Qué preguntar a un socio en destino antes de enviar nada
Estas son las preguntas que un operador profesional debería poder responder sin escalarlas, y las respuestas no deberían cambiar de una reserva a otra.
- ¿Quién ve esto dentro de su operación y qué proveedores lo reciben después? Los hoteles, el transporte y los guías necesitan de verdad una parte; la respuesta debería ser concreta y no tranquilizadora.
- ¿Cuánto tiempo lo conservan después del viaje y qué pasa entonces?
- ¿Adónde podemos enviar la solicitud de un cliente para que se corrijan o se eliminen sus datos, y con qué rapidez se tramita?
- ¿Qué ocurre si algo sale mal en su lado, y quién nos avisa?
- ¿Existe un acuerdo escrito que cubra esto entre nuestras dos empresas, o nos estamos apoyando en la costumbre? Para muchas agencias, un acuerdo de tratamiento de datos es un requisito y no un detalle, y es más fácil dejarlo firmado en el alta que a mitad de temporada.
Cuando el viaje ha terminado
El final de un expediente es la parte que nadie planifica, y por eso los datos antiguos de clientes se acumulan en los buzones durante años.
- Decida qué conserva y por qué. Los registros comerciales y la imagen del pasaporte de un cliente son cosas distintas con vidas distintas.
- Borre las copias de trabajo — la hoja de cálculo en un portátil, el adjunto en la carpeta de enviados, el archivo en una unidad compartida que tres personas siguen pudiendo abrir.
- Gestione la solicitud de un cliente de forma correcta y rápida cuando pregunte qué tiene sobre él. Saber dónde vive un archivo es la mayor parte del trabajo; si no puede responder a eso, la respuesta es el problema.
- Revíselo una vez por temporada, no una vez después de un incidente.
Cómo trata un DMC de Tailandia los datos del cliente
La razón por la que vale la pena preguntárselo a un socio en destino es que un DMC está en el centro de todo esto por diseño. Reservar a través de nuestros servicios de DMC de Tailandia para agencias de viajes significa que una sola contraparte recibe el expediente y transmite solo lo que cada proveedor necesita: el hotel recibe lo que exige el registro, el equipo de traslados recibe los números de vuelo y los nombres, el guía recibe el manifiesto del día. Reservar con ocho proveedores directamente significa ocho copias de los datos de su cliente en ocho sistemas que nunca ha evaluado, que es la parte que las agencias suelen notar solo cuando alguien les pide que rindan cuentas de ella.
También significa un único sitio al que enviar una corrección o una solicitud de supresión, con independencia de que el programa se desarrolle en Bangkok o Phuket. Las agencias de nuestros mercados emisores hacen estas preguntas en el alta y preferimos que las hagan. Si su agencia necesita un acuerdo escrito antes de la primera reserva, plantéeselo a la mesa comercial en b2b@explera.co.th y podrá resolverse entonces y no en plena temporada.
Preguntas frecuentes
¿Tenemos que enviar escaneos del pasaporte a un DMC de Tailandia?
Normalmente no el documento entero. El alojamiento tailandés está obligado a registrar a los huéspedes extranjeros ante inmigración, así que el número de pasaporte, la nacionalidad y la caducidad sí hacen falta; una fotografía de la página completa lleva más de lo que la operativa usa. Pregunte qué exige el proveedor concreto y envíe eso, en lugar de recurrir al escaneo por defecto porque es más rápido.
¿Sigue aplicándose el RGPD cuando los datos van a Tailandia?
Sus obligaciones siguen a los datos: enviarlos fuera de su propia jurisdicción no las deja atrás. Tailandia tiene además su propio régimen, la PDPA, que entró plenamente en vigor en 2022 y pertenece en líneas generales a la familia del RGPD. Lo que su agencia concreta deba hacer con las transferencias es una pregunta para su propio asesor; esta guía trata de la práctica operativa, no de la posición jurídica.
¿Cuál es la mejora más fácil para una agencia pequeña?
Dejar de reenviar cadenas de correo. Un hilo reenviado arrastra habitualmente los datos de otros clientes en el texto citado, y es la forma más común de que la información llegue a personas que no tenían por qué recibirla. Una rooming list estructurada, enviada una sola vez y cerca de la salida, resuelve casi todo.
¿Podemos enviar requisitos dietéticos y médicos?
Sí, y deberían hacerlo: una cocina o un guía no pueden actuar sobre lo que no saben. Envíelo como requisito operativo y no como diagnóstico: lo que el cliente necesita que ocurra, no su historial médico. Es más seguro y más útil para el equipo que lo ejecuta.
¿Cuánto tiempo debería conservar un socio en destino los datos de nuestro cliente?
El tiempo suficiente para operar el viaje y rendir cuentas de él, y no más por defecto. Lo importante es que la respuesta esté enunciada y no supuesta, que sea la misma para cada reserva y que usted sepa adónde enviar la solicitud de un cliente si pregunta qué se conserva.
¿Deberíamos tener un acuerdo de datos por escrito con nuestro DMC?
Para muchas agencias es un requisito y no una opción, y es mucho más fácil resolverlo en el alta que a mitad de temporada. Si su equipo de cumplimiento necesita uno antes de la primera reserva, dígalo desde el principio: es una petición normal y un socio que no sepa responderla le está diciendo algo.
