A maior parte dos reorçamentos na Tailândia não nasce do itinerário. Nasce de orçamentar primeiro a estrutura errada e só descobrir isso três e-mails depois. FIT, séries de grupo e MICE não são três tamanhos do mesmo produto — são três modelos operacionais diferentes, com viaturas diferentes, guias organizados de outra maneira, pontos de rutura diferentes e coisas diferentes a segurar a tarifa. Decidir a que modelo pertence um briefing antes de desenhar os dias é a decisão mais barata de todo o processo. Este guia de uma DMC da Tailândia para agentes de viagens explica como distingui-los, o que cada um precisa mesmo no terreno e quais são os briefings que ficam a meio caminho entre dois deles.
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As três estruturas, lado a lado
| FIT | Séries de grupo (GIT) | MICE e incentivos | |
|---|---|---|---|
| O que se está a vender | Uma viagem privada construída para um único briefing | Uma partida repetível em que muitos clientes se inscrevem | Um objetivo empresarial com uma viagem agarrada |
| O que a segura | Flexibilidade — os dias trocam-se sem voltar a custear | Consistência — os mesmos hotéis, restaurantes e padrão de autocarro | O propósito do programa e a sala onde ele acontece |
| Formato no terreno | Carro, motorista e guia à disposição | Autocarro, lista de lugares, horários fixos | Espaço de reunião mais um elemento de recompensa, muitas vezes ambos |
| Onde falha | Um guia mal preparado, ou um pressuposto sobre um dia livre | Um único fornecedor fraco repetido em todas as partidas | Um espaço que não consegue fazer o que a agenda exige |
| Quem decide | O cliente, normalmente tarde | O operador, com muita antecedência | Uma comissão — e quem assina não é quem viaja |
Como saber a que estrutura pertence um briefing
Três perguntas resolvem quase sempre. A data de partida é fixada pelo cliente ou por si? Se é o cliente que a escolhe, é FIT; se é você a publicar datas em que outras pessoas se inscrevem, é série. O mesmo programa tem de voltar a correr? A repetibilidade é toda a diferença entre um grupo e uma reserva FIT grande, e muda quais os fornecedores que vale a pena contratar. Há alguém a pagar que não viaja? Esse é o sinal de MICE, e reenquadra tudo, porque quem assina está a comprar um resultado e não umas férias.
Responda a estas três antes de olhar para um mapa. O nosso guia dos onze programas da Tailândia trata das formas de itinerário depois de a estrutura estar decidida, e é na prateleira de itinerários que essas estruturas vivem.
O que o FIT precisa mesmo
Modularidade, e uma equipa no terreno capaz de absorver uma mudança de ideias numa terça-feira. O modelo prático é uma estadia-base mais módulos diários custeados que o cliente vai montando, com carro, motorista e guia licenciado à disposição em vez de um horário fixo — que é exatamente como se constroem os pacotes FIT, com as excursões e passeios de um dia como peças intermutáveis.
O erro que vale a pena nomear é tratar um dia livre como um dia vazio. Os clientes FIT compram independência e depois, quase sempre, querem alguma coisa para fazer com ela; uma proposta que não oferece nada para o quinto dia lê-se como fraca, enquanto uma que oferece três opções e não cobra nenhuma até ser escolhida lê-se como generosa. A outra armadilha é o briefing do guia: um guia privado a quem foi dado o itinerário mas não o cliente é a origem mais comum de uma avaliação morna num FIT.
O que uma série de grupo precisa mesmo
Consistência — um requisito menos glamoroso do que parece e muito mais difícil de manter. Um operador que se compromete com blocos de lugares está a comprar a garantia de que a décima primeira partida se parece com a primeira: o mesmo padrão de hotel, os mesmos restaurantes, a mesma qualidade de autocarro, os mesmos horários. É por isso que o trabalho de série se contrata de forma diferente do trabalho privado e por isso é que vai para viagens de grupo e handling GIT em vez da fila FIT.
O modo de falha é específico: um fornecedor fraco não estraga uma viagem, estraga todas as partidas da época, e quando o feedback chega já a correu mais oito vezes. Por isso a diligência está na fase de contratação e não na fase de operação, ao contrário do FIT. A qualidade do autocarro em particular vale a pena sobre-especificar, porque é onde um grupo passa mais horas.
O que MICE e incentivos precisam mesmo
Perceber para que serve o programa. Uma viagem de incentivo é uma recompensa com uma mensagem agarrada; um congresso é uma semana de trabalho que tem de funcionar; e ambos são assinados por alguém que vai ser avaliado por aquilo ter corrido bem. Isso reenquadra o briefing: o espaço tem de conseguir fazer o que a agenda exige antes de mais nada ser escolhido, o transporte tem de mover um número fixo de pessoas a uma hora fixa, e o elemento de recompensa tem de ser suficientemente memorável para justificar o exercício.
Muda também a papelada. Rooming lists, restrições alimentares, nomes para os crachás, ondas de chegada e um run sheet são tanto o entregável como o itinerário, e o nosso balcão de MICE e incentivos trata disso por norma e não como extra. Duas das estruturas da prateleira foram feitas exatamente para isto — um programa curto de recompensa com espaço de reunião agarrado e uma série de autocarro capaz de absorver um grupo empresarial — e o guia para meeting planners aprofunda o lado dos congressos.
Os briefings que ficam entre duas estruturas
- Um encontro de família de dezoito pessoas — dimensão de grupo, expectativas de FIT. Orçamente como privado e diga com clareza que um autocarro mudaria a viagem.
- Um incentivo pequeno de doze — intenção de MICE, logística de FIT. A estrutura segue quem assina e não o número de pessoas.
- Uma viagem de clube ou associação — forma de série, uma única partida. Contrate como grupo e opere como processo privado.
- Um congresso com uma extensão de dois dias — duas estruturas num só processo; construa-as como duas e fature como uma.
- Um itinerário FIT repetido que a agência quer publicar — a partir do momento em que se repete, precisa da diligência de série sobre os fornecedores.
- Um casamento ou grupo de efeméride — logística de grupo, carga emocional privada; o balcão de casamentos existe porque essas duas coisas puxam em sentidos opostos.
O que o parceiro terrestre acrescenta depois de a estrutura estar definida
Os recursos certos para essa estrutura, o que não é formalidade nenhuma — um autocarro num processo privado é um desencontro caro e uma frota de carros numa série é um desencontro operacional. É essa a divisão prática por trás dos serviços de DMC da Tailândia para agentes de viagens: viaturas adequadas à forma do grupo e não ao que estiver livre, guias licenciados preparados para um cliente privado ou para uma lista de passageiros, conforme o caso, alojamento contratado para um processo ou para uma época inteira, e circuitos e atividades que se comportam na nona partida como na primeira.
É também aqui que uma DMC da Tailândia lhe poupa o reorçamento. Diga ao balcão que tipo de processo é quando enviar o briefing e o primeiro orçamento volta na forma certa; diga-o depois e é o segundo que volta certo. Envie datas, pax, quem assina e se o programa se repete, e a questão da estrutura responde-se sozinha. A prateleira de pacotes e os balcões de mercados emissores são os outros dois sítios por onde começar se o briefing ainda estiver a formar-se.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença prática entre FIT e GIT?
FIT é uma viagem privada construída para um único briefing, orçamentada como estadia-base mais módulos trocáveis, com carro, motorista e guia à disposição. GIT é uma partida repetível com lista de lugares, autocarro e horários fixos, em que a consistência entre partidas é o produto. A pergunta que separa as duas é se o mesmo programa tem de voltar a correr, não quantas pessoas viajam.
A partir de que dimensão devo passar de privado para autocarro?
Não há um número limpo, porque depende do que o grupo espera e não do que custa. Dezoito pessoas que se conhecem e querem parar quando lhes apetece são um processo privado com várias viaturas; dezoito desconhecidos que compraram uma partida publicada são um autocarro. Pergunte como esperam que o dia se sinta e a resposta costuma resolver-se sozinha.
Uma viagem de incentivo é apenas férias em grupo?
Não, e tratá-la como tal é a forma mais rápida de perder a conta. Um incentivo é uma recompensa com uma mensagem agarrada, assinada por alguém que não viaja e que vai ser avaliado por aquilo ter corrido bem. A proposta tem de provar o resultado e não apenas descrever os dias, e o elemento memorável tem de vir construído e não como opção.
Um mesmo processo pode misturar estruturas?
Pode, e é comum — um congresso com uma extensão de lazer, ou uma partida de série com noites privadas antes. Construa as partes como estruturas separadas e fature-as como um processo só. Tentar forçar tudo para dentro de uma forma única é de onde vêm os custos e as reclamações.
Porque é que a estrutura muda o preço e não só a logística?
Porque estruturas diferentes seguram as tarifas de maneiras diferentes. As partidas de grupo vivem de volume e consistência, os processos privados vivem de uma flexibilidade que tem de ser dotada de recursos, e o MICE carrega espaço de reunião e equipa que o lazer não tem. Nomear a estrutura à partida faz com que o primeiro orçamento reflita a base real em vez de ser reconstruído quando a forma finalmente aparece.
O que devo enviar ao trade desk?
Datas, pax, categoria de hotel, se o programa se repete e quem o assina. São estas cinco linhas que determinam a estrutura, e um briefing que as inclui volta como orçamento pronto a apresentar ao cliente e não como uma pergunta. Envie para b2b@explera.co.th.
A tentar perceber como estruturar um processo na Tailândia? Fale com o nosso trade desk e voltamos com o routing e um orçamento à medida.
