Como uma agência paga a um DMC da Tailândia: moedas, contas e prazos

Pague a um DMC da Tailândia na moeda em que a fatura está emitida, para a conta de receção correspondente e a partir de uma conta de empresa em nome da própria agência — e o dinheiro chega sem problemas. Quase todos os problemas de pagamento neste setor nascem de quebrar uma destas três regras, e o custo nunca é apenas a comissão: é uma reserva que não pode ser confirmada porque os fundos ficaram parados numa sexta-feira à tarde. Esta é a mecânica da liquidação escrita para o setor por um DMC da Tailândia para agentes de viagens, porque é a parte da relação que ninguém explica até algo correr mal.

A Explera DMC Thailand é o parceiro local por trás destes despachos para agências em todo o mundo: IATA 96215733, 340+ agências parceiras e um trade desk em b2b@explera.co.th que prefere responder a uma dúvida de pagamento antes de enviar o dinheiro a ter de o rastrear depois.

Pague na moeda em que a sua fatura está emitida

É a regra que mais dinheiro e mais tempo poupa e a que mais vezes é quebrada. A Explera mantém onze contas de receção dedicadas — THB, INR, USD, SGD, MXN, JPY, IDR, GBP, EUR, CAD e AUD — para que uma agência na maioria dos nossos mercados faça aquilo que, do seu lado, é uma transferência nacional comum e não uma internacional.

• Faça corresponder a conta à fatura. A moeda de referência da Explera é o baht tailandês. Liquidar uma fatura em THB através, por exemplo, da conta em USD implica uma conversão, e essa conversão acarreta um encargo adicional que acresce ao que o seu próprio banco cobrar.
• Uma transferência local não é só mais barata, é mais rápida. Os circuitos nacionais creditam em horas, ao passo que uma transferência transfronteiriça pode demorar dias e passar por bancos correspondentes que cobram cada um a sua parte e acrescentam mais um ponto onde as coisas se perdem.
• Os encargos do seu banco são seus. Tudo o que o seu banco, a sua rede de cartões ou o seu prestador de pagamentos acrescentar é separado do que a Explera cota, e os valores cotados são apenas na moeda da fatura.
• Se a sua moeda não estiver na lista, pergunte ao trade desk antes de enviar seja o que for. Há quase sempre um caminho sensato, e escolhê-lo com antecedência é gratuito; corrigi-lo depois não é.

Apenas contas de empresa, e porque existe essa regra

Os pagamentos têm de partir de uma conta de empresa em nome da agência. Isto não é burocracia: é a postura antifraude que protege os dois lados da transação, e vale a pena compreendê-la para a poder explicar ao seu próprio departamento financeiro.

• Uma conta pessoal não pode ser conciliada com uma reserva profissional com qualquer confiança, e é exatamente nessa ambiguidade que vive a fraude nos pagamentos.
• Os dados bancários são publicados no nosso próprio domínio e mostrados antes de pagar. A Explera só solicita pagamentos através dos seus canais publicados.
• Trate qualquer alteração de dados bancários como hostil até prova em contrário. Se receber um e-mail que aparenta vir de nós a pedir que envie fundos para outro lado, não aja com base nesse e-mail. Ligue ao trade desk para um número que já tinha, ou escreva para b2b@explera.co.th, e confirme por outro canal. Este é o ataque mais comum aos pagamentos do setor das viagens em todo o mundo e não exige que alguém, de um lado ou do outro, tenha sido descuidado.

O que enviar com o pagamento

Uma transferência sem referência é uma transferência que tem de ser rastreada à mão, e rastreá-la demora mais do que o próprio pagamento. Envie a referência da reserva com o dinheiro, sempre.

• O identificador de reserva da Explera no campo de referência da transferência, não num e-mail à parte.
• O nome da agência tal como aparece na conta emissora, para que o crédito possa ser associado quando o nome da conta e o nome comercial não coincidem — o que, nas agências com uma holding, é o habitual.
• O aviso de pagamento ao trade desk se o seu banco eliminar ou truncar as referências, como muitos fazem nos circuitos internacionais.
• Um pagamento por fatura sempre que possível. Um montante único que cobre várias reservas tem de ser desdobrado manualmente do nosso lado antes de qualquer uma dessas reservas poder ser confirmada.

As vias disponíveis, e quando cada uma faz sentido

Cada agência liquida de forma diferente e não há uma resposta única: só a resposta certa para o seu processo financeiro e para os seus prazos.

• Transferência local para uma conta na mesma moeda — a opção por defeito e a mais barata para quem tenha a sua moeda na lista.
• Transferência bancária internacional — a alternativa quando não tem, mais lenta e com mais intervenientes a ficar com uma fatia.
• Cartão, incluindo Visa, Mastercard e Amex — útil quando a rapidez conta mais do que o custo ou quando o depósito de um cliente tem de sair de imediato. A aceitação de cartão e qualquer encargo associado dependem da via.
• Links de pagamento e determinados métodos digitais, sujeitos a disponibilidade no seu mercado.

A pergunta prática raramente é «qual é a mais barata» em abstrato. É «qual delas fica creditada antes da data de opção do hotel», e essa é uma pergunta que o trade desk responde numa frase para o seu mercado.

Os prazos são a parte que realmente dói

Dinheiro em trânsito é o motivo mais comum para uma reserva confirmada em princípio se perder, e é quase sempre evitável.

• Os feriados tailandeses não são os seus feriados. O Songkran em abril e a série de feriados à volta do Ano Novo alteram os dias úteis bancários na Tailândia, e uma transferência que normalmente ficaria creditada de um dia para o outro pode ficar parada vários dias. Pergunte ao trade desk antes de um fim de semana prolongado, de um lado ou do outro.
• As horas de corte são mais cedo do que se imagina, sobretudo nos pagamentos transfronteiriços, e um pagamento feito numa sexta-feira à tarde no seu mercado pode só começar a mover-se na semana seguinte.
• Os reembolsos seguem um relógio diferente do dos pagamentos. Quando há um reembolso a fazer, é processado de volta pela via original, deduzidos os encargos, e isso demora bastante mais do que a transferência de ida. Defina a expectativa do cliente no momento em que promete o reembolso, não quando ele o vier cobrar.
• Calcule a data de opção para trás a partir da transferência, e não para a frente a partir da reserva. Se um hotel mantém o espaço até uma data, o dinheiro tem de estar connosco antes dessa data, o que significa sair da sua agência mais cedo do que a própria data.

Como um DMC da Tailândia trata a liquidação para uma agência

A liquidação é a parte menos glamorosa do trabalho de um parceiro local e uma das mais reveladoras. Trabalhar através dos serviços de DMC da Tailândia para agências de viagens significa uma única contraparte para todo um programa: os hotéis, os transfers, os passeios e atividades e o serviço de guias liquidam-se todos numa só fatura e numa só moeda, em vez de o seu departamento financeiro andar atrás de oito fornecedores em três moedas com oito conjuntos de encargos bancários. Essa consolidação vale mais, para a maioria das agências, do que qualquer linha isolada da cotação.

Significa também que o trade desk que confirma os seus serviços em Banguecoque e Phuket é o mesmo que consegue ver se o seu pagamento chegou, e é por isso que uma pergunta sobre pagamentos é respondida em vez de encaminhada. Agências em todos os nossos mercados emissores liquidam assim todas as semanas. Se algo no seu processo não encaixar no formato aqui descrito — uma moeda invulgar, um cliente corporativo que insiste em pagar-nos diretamente, um departamento financeiro com regras próprias — envie-o para o trade desk em b2b@explera.co.th antes da reserva, não depois. Os dados completos das contas e a lista atual de métodos estão na página de pagamentos.

Perguntas frequentes

A nossa agência pode pagar a um DMC da Tailândia na nossa própria moeda?

Na maioria dos nossos mercados, sim. Existem onze contas de receção dedicadas — THB, INR, USD, SGD, MXN, JPY, IDR, GBP, EUR, CAD e AUD — para que a transferência seja local do seu lado. O importante é pagar para a conta que corresponde à moeda em que a fatura está emitida; pagar para outra desencadeia um encargo de conversão que acresce às comissões do seu próprio banco.

Porque não podemos pagar a partir de uma conta pessoal ou do administrador?

Só são aceites pagamentos a partir de contas de empresa em nome da agência. Uma transferência pessoal não pode ser conciliada com uma reserva profissional com confiança, e é precisamente essa ambiguidade que a fraude nos pagamentos explora. Protege a sua agência tanto quanto nos protege a nós.

O que devemos fazer se recebermos um e-mail a alterar os vossos dados bancários?

Não aja com base nele. Contacte o trade desk usando um número ou endereço que já tinha — não um que venha no e-mail — e confirme por outro canal. A Explera publica os dados das suas contas no seu próprio domínio e mostra-os antes de pagar. A fraude por desvio de faturas é o ataque mais comum aos pagamentos do setor das viagens e não exige que alguém tenha sido descuidado.

Que informação deve seguir com a transferência?

O identificador de reserva da Explera no campo de referência e o nome da agência tal como aparece na conta emissora, se for diferente do seu nome comercial. Se o seu banco truncar as referências, envie o aviso de pagamento ao trade desk. Sempre que possível, um pagamento por fatura — um montante único que cobre várias reservas tem de ser separado à mão antes de qualquer uma poder ser confirmada.

Quanto tempo demora um pagamento a ficar creditado?

Uma transferência local para uma conta na mesma moeda é normalmente a via mais rápida e uma transferência internacional a mais lenta, mas o que interessa não é a média: é se os fundos chegam antes da data de opção do espaço em opção. Os feriados tailandeses, sobretudo à volta do Songkran e do Ano Novo, alteram os dias úteis bancários na Tailândia e são a causa habitual de uma surpresa. Pergunte ao trade desk antes de um fim de semana prolongado, de um lado ou do outro.

Um cliente corporativo pode pagar diretamente à Explera em vez de pagar através de nós?

Levante a questão junto do trade desk antes da reserva e não depois. Há situações em que se pode organizar e situações em que muda quem detém o contrato e, portanto, quem assume o dever de diligência, o que é uma decisão que uma agência deve tomar deliberadamente em vez de a descobrir na altura da liquidação.