A maioria dos processos para a Tailândia que se desmorona não se desmorona por causa de um visto. Desmorona-se por causa do próprio passaporte — seis meses de validade que afinal eram cinco, um nome do meio no bilhete que não consta da página de dados, ou um plastificado que se levantou discretamente num canto. Nada disto é uma questão de visto e nada disto se decide em Banguecoque: decide-se ao balcão de check-in no aeroporto de origem do cliente, horas antes de alguém chegar à imigração tailandesa. Este guia de um DMC da Tailândia para agentes de viagens trata dos defeitos documentais que travam uma viagem, de quais ainda se conseguem corrigir e da verificação que demora dois minutos na reserva e salva o processo.
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A regra da validade e como é realmente contada
A Tailândia espera um passaporte com pelo menos seis meses de validade restante no dia da chegada, tanto para a entrada com isenção de visto como para o visto à chegada. A regra em si não é o problema; a contagem é. O cliente lê «o meu passaporte é válido até março» e ouve uma data muito distante. A companhia aérea lê essa mesma data contra a data de chegada, subtrai seis meses e recusa o embarque.
Faça a aritmética no momento da cotação e não no momento da emissão, e faça-a a partir da data de chegada, não a partir de hoje. Um cliente que reserva em agosto para partir em fevereiro já está dentro da janela se o passaporte caducar em julho — e não vai dar por isso, porque, para ele, o documento continua válido. Confirme o requisito em vigor com a companhia aérea e com a representação diplomática tailandesa competente antes da partida; as transportadoras aplicam as suas próprias verificações de embarque por cima da regra do destino, e são essas que mordem primeiro.
Os danos são a recusa que ninguém antecipa
Um passaporte tecnicamente válido pode, ainda assim, ser tratado como inutilizável. Água que enrugou a página de dados, um plastificado a levantar num canto, uma página rasgada ou em falta, tinta que escorreu, uma capa a separar-se do miolo — qualquer uma destas coisas pode ser lida como adulteração e não como desgaste, e a decisão é de quem está a olhar para o documento, não de uma regra que se possa invocar.
Vale a pena dizer isto ao cliente de forma explícita, porque ninguém o menciona por iniciativa própria. «Fotografe a página de dados e envie-ma» é a frase mais útil de toda a conversa de reserva: revela os danos, revela a data de caducidade e revela a grafia exata do nome — três das quatro coisas que correm mal, num único pedido.
O nome tem de coincidir — em todo o lado
O nome do bilhete tem de coincidir com o nome legível por máquina no passaporte. Parece trivial até se ver as formas como falha na prática: um nome de casada usado socialmente mas nunca averbado no passaporte, um nome do meio que o cliente omite porque nunca cabe no formulário, um apelido composto introduzido como nome do meio, um nome transliterado que o cliente escreve de uma maneira e o passaporte de outra, ou um sufixo como Jr que o documento não tem.
Esse mesmo nome tem depois de coincidir com o Cartão Digital de Chegada da Tailândia e com qualquer pedido de visto, e tem de coincidir com as reservas de hotel se a unidade verificar documentos de identificação no check-in. Um campo mal escrito na reserva propaga-se por todos eles. Corrigir o nome de um bilhete depois de emitido é possível nalgumas transportadoras e impossível noutras, e descobri-lo tarde custa o bilhete.
Os casos que apanham os agentes desprevenidos
- Crianças. Os passaportes de menores são muitas vezes emitidos por um prazo mais curto do que os de adultos e caducam mais cedo do que a família supõe. Verifique todos os passaportes do processo, e não apenas o do passageiro principal.
- Dupla nacionalidade. O passaporte usado para reservar é o que tem de ser apresentado no check-in, no cartão de chegada e na imigração. Misturar os dois é como um cliente simples se transforma numa conversa demorada.
- Passaportes renovados há pouco tempo. Um documento novo significa um número novo, e qualquer pedido ou reserva feito com o número antigo tem de ser revisto.
- Documentos de viagem de emergência e temporários. Não são universalmente aceites para a entrada com isenção de visto e têm de ser verificados caso a caso, em vez de se presumir.
- Páginas em branco. Uma autorização eletrónica não ocupa página, mas um carimbo físico ou uma vinheta de visto ocupam. Um cliente muito viajado a ficar sem espaço é um cenário real.
- Bilhetes de continuação. As transportadoras pedem-nos com frequência no check-in a um viajante isento de visto, independentemente do que a imigração tailandesa faça.
O que se corrige, e até quando
Quase tudo o que está nesta lista se resolve a oito semanas e quase nada se resolve a oito horas, o que é toda a razão para verificar cedo. Uma renovação, uma renovação urgente, um nome corrigido no bilhete, um cartão de chegada reemitido — tudo isto tem prazos, e tudo isto sai mais barato do que uma partida perdida. O que não se resolve no aeroporto é um passaporte que não cumpre a regra da validade, porque nenhum balcão a pode dispensar.
Quando o cliente já está no aeroporto e o defeito aparece, a resposta honesta é normalmente remarcar em vez de discutir. O nosso guia sobre um visto recusado ou uma entrada negada trata do que acontece a partir daí; este artigo é sobre não lá chegar.
A verificação de dois minutos para incluir em cada reserva
Peça uma fotografia da página de dados. Leia nela quatro coisas: a data de caducidade contra a data de chegada mais seis meses, a grafia exata dos nomes próprios e do apelido, o estado da página e do plastificado, e o país emissor contra o itinerário que cotou. Copie o nome diretamente da imagem para a reserva, e não de um e-mail, e repita a verificação para todos os viajantes do processo, incluindo bebés.
Depois diga a frase que faz o trabalho a sério: «Se alguma coisa mudar no seu passaporte antes de viajar — renovação, danos, mudança de nome —, diga-me de imediato.» A maioria dos clientes não faz ideia de que um passaporte novo afeta uma reserva feita há meses.
Onde entra o parceiro em destino
Os documentos são um problema do lado da partida, e é precisamente por isso que o lado da chegada tem de estar preparado para os dias em que correm mal. Quando um cliente perde um voo por causa de uma data de caducidade, alguém tem de segurar o transfer, reagendar o guia, avisar o hotel de que esta noite passou a ser amanhã e resequenciar os primeiros dois dias sem desmanchar o processo inteiro. É essa a matéria do dia a dia dos serviços de DMC da Tailândia para agentes de viagens: transporte na nossa própria frota que se muda em vez de se cancelar, guias licenciados cujos dias se podem reescalar, e alojamento contratado diretamente onde uma primeira noite deslocada é um telefonema.
É também aqui que um DMC da Tailândia lhe deve dizer cedo que um encaminhamento está apertado, em vez de o deixar descobrir sozinho. Os clientes que chegam a Banguecoque e ligam no mesmo dia para Phuket são os que têm menos folga de toda a sua carteira, e é nesse processo que um atraso documental custa dois serviços em vez de um. Veja como trabalhamos com agências no seu mercado emissor para conhecer as normas documentais que variam de mercado para mercado.
Perguntas frequentes
De quanta validade de passaporte precisa um cliente para a Tailândia?
Pelo menos seis meses restantes no dia da chegada é a expectativa padrão para a entrada com isenção de visto e para o visto à chegada. Conte a partir da data de chegada e não da data da reserva, e confirme o requisito em vigor com a companhia aérea e com a representação diplomática tailandesa competente antes da partida — as transportadoras fazem as suas próprias verificações de embarque e são essas que se aplicam primeiro.
Um passaporte danificado pode ser recusado mesmo estando dentro da validade?
Pode. Danos por água na página de dados, um plastificado a levantar, uma página rasgada ou em falta ou uma capa a separar-se podem ser tratados como um documento em que não se pode confiar. É um juízo feito ao balcão, não uma regra de que se possa recorrer, por isso a resposta prática é pedir ao cliente que fotografe a página de dados logo na reserva e substituir tudo o que levante dúvidas.
O que acontece se o nome do bilhete não coincidir com o do passaporte?
Depende inteiramente da transportadora, e é por isso que nunca se deve deixar para descobrir. Umas permitem corrigir uma pequena diferença de grafia, outras tratam qualquer alteração como uma reemissão. O mesmo nome tem também de acompanhar o cartão de chegada, qualquer pedido de visto e as reservas de hotel, por isso um único campo mal escrito na reserva propaga-se por toda a parte.
Os clientes com dupla nacionalidade têm de fazer alguma coisa diferente?
Têm de ser consistentes. O passaporte usado para fazer a reserva é o que deve constar do bilhete, do cartão de chegada e da apresentação na imigração. Mostrar um documento no check-in e outro à chegada transforma um cliente banal numa conversa prolongada ao balcão.
O cliente precisa de páginas em branco no passaporte?
Uma autorização eletrónica não ocupa página, mas um carimbo físico ou uma vinheta de visto ocupam. Para um cliente muito viajado com o passaporte quase cheio, verifique o espaço restante quando verificar a data de caducidade — não custa nada e é o género de coisa de que ninguém se lembra de falar.
A quem devemos avisar se o passaporte de um cliente mudar depois da reserva?
Diga-nos assim que souber, para b2b@explera.co.th, juntamente com o bilhete e qualquer referência de visto. Uma renovação altera o número de passaporte em que assentam os registos de chegada e algumas fichas de hotel, e é muito mais fácil atualizar enquanto o processo ainda está aberto do que explicar a discrepância no dia da chegada.
Está a trabalhar um processo para a Tailândia em que os documentos parecem apertados? Fale com o nosso trade desk e construímos o programa terrestre com a folga de que precisa.
