ลูกค้าที่ทำหนังสือเดินทางหายในเมืองไทยไม่ได้มีปัญหาเรื่องหนังสือเดินทาง แต่มีปัญหาเรื่องลำดับขั้นตอน — และขั้นที่แทบทุกคนลืมก็คือ การมีเอกสารเดินทางเล่มใหม่เพียงอย่างเดียวไม่ทำให้เขาออกนอกประเทศได้ สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองบันทึกการเข้าเมืองไว้กับหนังสือเดินทางเล่มเดิม และบันทึกนั้นต้องได้รับการสะสางให้เรียบร้อยก่อนเดินทางออก คู่มือฉบับนี้จาก Thailand DMC สำหรับเอเจนต์ท่องเที่ยว ครอบคลุมลำดับที่ขั้นตอนต่าง ๆ ต้องเกิดขึ้น ระยะเวลาจริงของแต่ละขั้น และผลกระทบต่อโปรแกรมที่เหลือ
Explera เป็นแลนด์โอเปอเรเตอร์ที่จดทะเบียน IATA TIDS (96215733) และได้รับความไว้วางใจจากพาร์ตเนอร์เอเจนซี่ 340+ ราย พร้อมรถขนส่งของบริษัทเอง ไกด์มีใบอนุญาต และทีมซัพพอร์ต 24/7 ติดต่อเทรดเดสก์ได้ที่ b2b@explera.co.th
ลำดับสำคัญกว่าความเร็ว
มีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามแห่ง และต้องดำเนินการให้ครบตามลำดับ เพราะแต่ละแห่งต้องใช้เอกสารที่หน่วยงานก่อนหน้าออกให้ เริ่มจากใบแจ้งความที่สถานีตำรวจก่อน เพราะสถานทูตหรือสถานกงสุลจะขอดู จากนั้นจึงเป็นหนังสือเดินทางเล่มใหม่หรือเอกสารเดินทางฉุกเฉิน แล้วสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองจึงเข้ามาเป็นขั้นสุดท้าย เพื่อสะสางรอยตราขาเข้าที่ประทับไว้ในหนังสือเดินทางซึ่งไม่มีอยู่แล้ว
ลูกค้าที่ตรงไปสถานทูตโดยไม่มีใบแจ้งความจะถูกส่งกลับมาทำใบแจ้งความ และเสียเวลาไปหนึ่งวัน ส่วนลูกค้าที่ได้เอกสารเล่มใหม่แล้วมุ่งหน้าไปสนามบินจะถูกสกัดที่จุดตรวจขาออก การรู้ลำดับที่ถูกต้องคือคุณค่าส่วนใหญ่ที่เอเจนต์เพิ่มให้ได้ในเรื่องนี้
ขั้นที่หนึ่ง — ใบแจ้งความ
ใบแจ้งความต้องแจ้งที่สถานีตำรวจในท้องที่ที่หนังสือเดินทางหายหรือถูกขโมย และเป็นเอกสารที่ทุกขั้นตอนถัดไปพึ่งพา เนื้อความต้องระบุให้ชัดว่าหายที่ไหน เมื่อไร และเป็นการทำหายหรือถูกขโมย เพราะสองคำนี้เป็นคนละคำที่ให้ผลต่างกันในการเคลมประกัน
ตรงนี้คือจุดที่พาร์ตเนอร์ในพื้นที่คุ้มค่าตัว ใบแจ้งความเป็นภาษาไทย สถานีตำรวจอาจสื่อสารภาษาอังกฤษได้จำกัด และลูกค้าที่พยายามทำเรื่องเองหลังคืนที่เลวร้ายย่อมไม่ได้เอกสารที่ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ไกด์หรือเจ้าหน้าที่ที่ไปนั่งเป็นเพื่อนและแปลให้ได้ เปลี่ยนเรื่องที่กินเวลาครึ่งวันให้เหลือเพียงชั่วโมงเดียว
ขั้นที่สอง — เอกสารเดินทางเล่มใหม่
สิ่งที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของลูกค้าออกให้นั้นต่างกันไปตามสัญชาติ บางแห่งออกหนังสือเดินทางเล่มใหม่เต็มรูปแบบ บางแห่งออกเอกสารเดินทางฉุกเฉินที่ใช้ได้สำหรับการเดินทางกลับประเทศเพียงเที่ยวเดียว ความต่างนี้สำคัญต่อโปรแกรม เพราะเอกสารเดินทางฉุกเฉินอาจไม่ได้รับการยอมรับสำหรับการเดินทางต่อไปยังประเทศที่สาม ลูกค้าที่วางแผนเดินทางต่อไปยังจุดหมายอื่นแทนที่จะบินกลับบ้าน ต้องตรวจสอบเรื่องนี้ให้ชัดเจนก่อนจองอะไรทั้งสิ้น
ไม่ใช่ทุกสัญชาติจะมีคณะผู้แทนทางการทูตอยู่ในกรุงเทพฯ และบางสัญชาติดูแลจากประเทศอื่นในภูมิภาค หากสำนักงานที่ใกล้ที่สุดของลูกค้าอยู่คนละเมืองหรือคนละประเทศ แผนทั้งหมดจะเปลี่ยนไป จึงควรตรวจสอบตั้งแต่ต้นแทนที่จะเดาเอาเอง
ขั้นที่สาม — ขั้นที่คนมักลืม
เอกสารเล่มใหม่ไม่มีรอยตราขาเข้าของไทย เพราะการเข้าเมืองถูกบันทึกไว้กับเล่มเดิม สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองจึงต้องสะสางเรื่องนี้ก่อนลูกค้าจะเดินทางออกได้ และเป็นเรื่องที่ดำเนินการที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ไม่ใช่ที่เคาน์เตอร์เช็กอินในสนามบินเช้าวันเดินทาง
บอกลูกค้าให้ชัดเจน เพราะเรื่องนี้ขัดกับสามัญสำนึกจริง ๆ การมีหนังสือเดินทางเล่มใหม่อยู่ในมือไม่ได้แปลว่าเขาบินได้ทันที ใส่ขั้นตอนตรวจคนเข้าเมืองไว้ในแผนเป็นนัดหมายของตัวมันเอง พร้อมเผื่อเวลาไว้รอบ ๆ
ผลกระทบต่อโปรแกรมเดินทาง
- ให้คิดเป็นวัน ไม่ใช่ชั่วโมง — สามหน่วยงาน แต่ละแห่งมีเวลาทำการของตัวเอง และมีความเสี่ยงเรื่องวันหยุดสุดสัปดาห์อย่างน้อยหนึ่งครั้ง
- กรุงเทพฯ กลายเป็นศูนย์กลางของเรื่อง — ลูกค้าที่ทำหนังสือเดินทางหายบนเกาะมักต้องเข้ามาที่เมืองหลวง ซึ่งกินเวลาเดินทางไปอีกหนึ่งวัน
- เที่ยวบินขาต่อคือจุดกดดัน — การพลาดเที่ยวบินระหว่างประเทศคือส่วนที่แพง ไม่ใช่ตัวเอกสาร
- โรงแรมควรต่อคืน ไม่ใช่จองใหม่ — การต่อห้องเดิมง่ายกว่าการย้ายลูกค้ากลางวิกฤต
- ประกันต้องการใบแจ้งความ — ให้ถ้อยคำถูกต้องตั้งแต่แรก เพราะแก้ให้ดีขึ้นทีหลังไม่ได้
การป้องกันที่ได้ผลจริง
ขอภาพถ่ายหน้าข้อมูลของหนังสือเดินทางตั้งแต่ตอนจอง แล้วเก็บไว้ในไฟล์ ไม่มีต้นทุนอะไรเลย แต่เปลี่ยนงานรื้อฟื้นข้อมูลให้กลายเป็นเพียงงานกรอกแบบฟอร์ม บอกลูกค้าให้พกสำเนาแยกไว้ต่างหาก และเก็บตัวเล่มไว้ในตู้นิรภัยของโรงแรมในวันปกติ เพราะการสูญหายส่วนใหญ่เกิดที่ชายหาด ในบาร์ และระหว่างเดินทาง ไม่ใช่ที่เคาน์เตอร์เช็กอิน
คู่มือของเราเรื่อง การตรวจหนังสือเดินทางที่ช่วยรักษาไฟล์การจองเอาไว้ ครอบคลุมครึ่งก่อนออกเดินทางของเรื่องนี้ ส่วน สิ่งที่ควรกำหนดไว้ในประกันการเดินทาง ครอบคลุมฝั่งการเคลม
พูดอย่างไรเมื่อสายโทรเข้ามา
ทำให้จังหวะช้าลงก่อน ลูกค้ามักโทรมาด้วยความตื่นตระหนกและอยากรู้ว่าวันหยุดของเขาจบแล้วหรือยัง คำตอบที่ซื่อสัตย์คือเรื่องนี้แก้ไขได้ และจะใช้เวลาสองสามวัน บอกสามขั้นตอนตามลำดับให้เขาฟัง บอกว่าจะมีคนในพื้นที่ไปพบ แล้วขอรายละเอียดเที่ยวบินขาต่อไว้ เพื่อที่คุณจะได้เริ่มทำงานฝั่งสายการบินระหว่างที่เขาไปแจ้งความ
อย่าเพิ่งให้กำหนดวันจนกว่าสถานทูตจะยืนยัน เอเจนต์ที่เดาว่าวันอังคารแล้วส่งมอบได้จริงวันพฤหัสบดี ทำให้สถานการณ์แย่ลงกว่าเดิม
พาร์ตเนอร์ในพื้นที่ช่วยอะไรได้บ้างในเรื่องนี้
การมีตัวตนอยู่ตรงนั้น คนที่ไปสถานีตำรวจและสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองพร้อมลูกค้าได้ พูดภาษาไทยได้ และไปได้ในวันนั้นเลย — นั่นคือความต่างระหว่างปัญหาสามวันกับปัญหาที่ลากยาวเป็นสัปดาห์ นี่คือเนื้อแท้ในทุกวันของ บริการ Thailand DMC สำหรับเอเจนต์ท่องเที่ยว ได้แก่ ไกด์มีใบอนุญาต ที่พาลูกค้าผ่านงานเอกสารไปได้ รถรับส่ง ที่พาเขาจากเกาะเข้ากรุงเทพฯ ได้ในเวลากระชั้น และ โรงแรมที่เราทำสัญญาโดยตรง ซึ่งการต่อห้องเป็นแค่โทรศัพท์สายเดียว
และเป็นจุดที่ Thailand DMC ควรพูดตรงไปตรงมาเรื่องกรอบเวลา แทนที่จะมองโลกในแง่ดีเกินจริง ดู กรุงเทพฯ ที่ซึ่งเรื่องส่วนใหญ่เกิดขึ้น และวิธีที่เราทำงานร่วมกับ เอเจนต์ในตลาดต้นทางของคุณ เรื่องมาตรฐานเอกสารที่ต่างกันไปตามสัญชาติ
คำถามที่พบบ่อย
สิ่งแรกที่ลูกค้าควรทำคืออะไร
แจ้งความที่สถานีตำรวจในท้องที่ที่หนังสือเดินทางหายหรือถูกขโมย ทุกขั้นตอนถัดไปพึ่งพาเอกสารนี้ — สถานทูตหรือสถานกงสุลจะขอดู และบริษัทประกันจะต้องการถ้อยคำที่ระบุไว้อย่างแม่นยำ การไปสถานทูตก่อนมักจบลงด้วยการถูกส่งกลับมาทำใบแจ้งความและเสียเวลาไปหนึ่งวัน
หนังสือเดินทางเล่มใหม่เพียงพอต่อการเดินทางออกจากประเทศไทยหรือไม่
ไม่พอ และนี่คือขั้นที่คนส่วนใหญ่มองข้าม การเข้าเมืองถูกบันทึกไว้กับหนังสือเดินทางเล่มเดิม สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองจึงต้องสะสางบันทึกนั้นกับเอกสารเล่มใหม่ก่อนเดินทางออก และดำเนินการที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ไม่ใช่ที่เคาน์เตอร์เช็กอินในวันเดินทาง ให้วางไว้เป็นนัดหมายแยกต่างหากในแผน
ทั้งกระบวนการใช้เวลานานเท่าไร
ให้คิดเป็นวันมากกว่าชั่วโมง มีหน่วยงานเกี่ยวข้องสามแห่ง แต่ละแห่งมีเวลาทำการของตัวเอง และวันหยุดสุดสัปดาห์เพิ่มเวลาได้ง่าย ๆ ลูกค้าที่อยู่บนเกาะมักต้องเดินทางเข้ากรุงเทพฯ ด้วย ซึ่งกินเวลาไปอีกหนึ่งวันเต็ม
หลังจากนั้นลูกค้าเดินทางต่อไปประเทศอื่นได้หรือไม่
ไม่เสมอไป บางสถานทูตออกหนังสือเดินทางเล่มใหม่เต็มรูปแบบ บางแห่งออกเอกสารเดินทางฉุกเฉินที่ใช้ได้เฉพาะการเดินทางกลับประเทศ ซึ่งอาจไม่ได้รับการยอมรับสำหรับการเดินทางต่อไปยังประเทศที่สาม ตรวจสอบให้แน่ชัดว่าสัญชาติของลูกค้าได้เอกสารแบบใดก่อนจองอะไรใหม่
ควรมีอะไรอยู่ในไฟล์ก่อนเรื่องจะเกิดขึ้น
ภาพถ่ายหน้าข้อมูลของหนังสือเดินทางที่เก็บไว้ตั้งแต่ตอนจอง ไม่มีต้นทุนและเปลี่ยนงานรื้อฟื้นข้อมูลให้เป็นเพียงการกรอกแบบฟอร์ม บอกลูกค้าให้พกสำเนาแยกไว้และเก็บตัวเล่มไว้ในตู้นิรภัยของโรงแรมในวันปกติ เพราะการสูญหายส่วนใหญ่เกิดที่ชายหาด ในบาร์ และระหว่างเดินทาง
เกิดเรื่องขึ้นแล้วต้องติดต่อใคร
ส่งรายละเอียดของลูกค้าและข้อมูลเที่ยวบินขาต่อมาที่ b2b@explera.co.th ทันทีที่ทราบ เราจัดคนไปอยู่กับลูกค้าที่สถานีตำรวจและสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองได้ พร้อมเริ่มจัดการฝั่งที่พักและเที่ยวบินระหว่างที่งานเอกสารเดินหน้าไป
กำลังรับมือกับหนังสือเดินทางหายในไฟล์ที่เดินทางอยู่ใช่ไหม คุยกับเทรดเดสก์ของเรา แล้วเราจะจัดคนไปอยู่เคียงข้างลูกค้าของคุณภายในวันนี้
